Sáng kiến ứng dụng Excel vào quản lý và liên kết dữ liệu của anh Đặng Trung Huy (Phòng Hoa tiêu hàng hải, Công ty Hoa tiêu hàng hải khu vực VIII) đã giúp giảm đáng kể áp lực cho trực ban hoa tiêu. Công việc của các bộ phận liên quan cũng nhẹ hơn và ít nhầm lẫn.
Ứng dụng Excel vào quản lý, liên kết dữ liệu
Năm 2016, về làm việc tại công ty, anh Huy thấy công việc ở Phòng Hoa tiêu hàng hải rất áp lực, bởi lúc đó chỉ có 3 hoa tiêu tập sự kiêm trực ban, chưa có trực ban chuyên nghiệp. Ngoài học hỏi lý thuyết và thực hành tại các cảng ở Khánh Hòa và Ninh Thuận, mỗi người còn trực khoảng 15-16 buổi/tháng (11-13 giờ/buổi). Mỗi buổi trực, họ phải liên tục xử lý lượng thông tin rất lớn về an ninh an toàn của các bên; tình hình cảng, luồng lạch; tàu sẽ đến; thời gian đến; mục đích đến; phân công hoa tiêu; xin lệnh điều ô tô, ca nô; làm báo cáo lãnh đạo, cảng vụ, báo hoa tiêu (riêng báo cáo tổng công ty 2 lần/ngày). Đó là chưa kể báo cáo tuần, tháng, năm.... Trong khi đó, việc quản lý dữ liệu file vẫn còn phần lớn là làm thủ công, tốn thời gian mà độ chính xác không cao. Nếu trực ban nhập thông tin sai sót sẽ phải bỏ toàn bộ dữ liệu; việc quản lý điều hành cũng khó khăn hơn.
 Anh Huy hỗ trợ đồng nghiệp truy xuất thông tin các file liên kết dữ liệu để thống kê, báo cáo. |
Quá trình làm việc, anh Huy nhận thấy các thông tin cập nhật đều có mối liên quan logic. Ví dụ, số hiệu tàu cho biết thông tin về hạng tàu, trọng tải, tuyến luồng chạy, kế hoạch dẫn tàu… Vốn đam mê công nghệ thông tin, anh Huy quyết tâm ứng dụng Excel vào quản lý và liên kết dữ liệu hoa tiêu hàng hải của công ty. Anh đã thiết kế các file dữ liệu, đặt hàm toán học cho từng nội dung, biểu mẫu của bộ phận trực ban hoa tiêu, rồi mở rộng cho Phòng Tài chính kế toán với tiêu chí chính xác, đúng quy chế, bảo đảm dung lượng thấp để thuận tiện sử dụng trên nhiều thiết bị, dễ gửi, dễ tải về… Trong đó, file nhật ký hoa tiêu và chấm công được anh lập đầu tiên và xác định là file dữ liệu gốc, phức tạp nhất, với nhiều thông tin về hạng tàu; ngày tàu đến; giờ lên tàu và rời đi của hoa tiêu; tên hoa tiêu; tuyến luồng tàu chạy; tàu lai dắt; hình thức đưa đón… kèm thông số của hơn 1.500 tàu đã tới Khánh Hòa và Ninh Thuận. File dữ liệu này được thiết kế kết nối với nhiều file khác như: Tổng hợp lượt tàu theo hạng; kế hoạch dẫn tàu; tình hình dẫn tàu; dữ liệu tàu; thống kê lượt tàu... Khi người trực ban nhập thông tin cơ bản vào file dữ liệu gốc, các thông số còn lại sẽ tự động nhập theo và đồng bộ liên kết với các file khác. Báo cáo hàng ngày, tháng, quý cũng tự động cập nhật theo.
Sau 2 năm thử nghiệm, vừa làm vừa điều chỉnh, năm 2018, các file dữ liệu của anh Huy được lãnh đạo cho áp dụng trong toàn công ty.
Giải quyết công việc nhẹ nhàng hơn
Chị Nguyễn Thị Hồng Vinh, trực ban hoa tiêu cho biết, nhờ có các file liên kết dữ liệu của anh Huy, công việc của chị nhẹ nhàng hơn rất nhiều. Chẳng hạn, khi tiếp nhận thông tin một lượt tàu sắp cập cảng, chị chỉ cần nhập giờ tàu đến, số hiệu tàu, file sẽ tự động cho ra các thông số tiếp theo như: kích thước, trọng tải tàu… Còn khi nhập giờ lên tàu, rời tàu của hoa tiêu, các file liên kết sẽ cho ra thông tin về lượt tàu; chấm công hoa tiêu chi tiết; tính toán mức cho bên trả phí…, không lo sai sót. Trung bình mỗi tháng có 200-300 lượt tàu, mỗi ca trực chỉ có 1 trực ban hoa tiêu. Vì vậy, nếu nhập thủ công, chỉ cần quên một thông số thì sẽ kéo theo kế toán thống kê sai, dò tìm lại rất lâu hoặc có khi nhập thiếu mà không biết; còn với các file liên kết dữ liệu, chỉ nhập sai 1 ký tự tên tàu cũng được báo lỗi ngay.
Sáng kiến của anh Huy giúp các file được liên kết, đồng bộ thành kho dữ liệu chung cho cả Phòng Hoa tiêu hàng hải và có thể dùng đối chiếu dữ liệu ở các phòng nghiệp vụ khác; giúp việc thống kê, sàng lọc, lấy dữ liệu đơn giản, chính xác hơn; người trực ban giảm được thời gian xử lý thông tin, nâng cao hiệu suất làm việc. Các báo cáo, thống kê hàng ngày, tuần, tháng… được cập nhật tự động, chính xác, bảo đảm gửi đi kịp thời. Người quản lý cũng điều hành dễ dàng hơn bởi có thể nắm bắt số liệu bất cứ thời điểm nào. Các dữ liệu được lưu trữ an toàn trên Google Drive; khi được cấp quyền truy cập có thể xem, sử dụng mọi lúc, mọi nơi, trên nhiều thiết bị có kết nối Internet.
| Ông Nguyễn Hoài Anh - Giám đốc Công ty Hoa tiêu hàng hải khu vực VIII: Trước đây, thông tin hoa tiêu hàng hải chỉ được trực ban nhập thủ công vào máy tính, không có sự liên kết. Sáng kiến của anh Huy đã liên kết được các file dữ liệu; tiết kiệm rất nhiều thời gian; khắc phục và giảm thiểu sai sót; thao tác lại đơn giản, giúp hoa tiêu có thể dễ dàng xử lý thông tin trực ban trong điều kiện đơn vị thiếu người mà phải đảm nhiệm cung cấp dịch vụ hoa tiêu hàng hải, dẫn dắt tàu biển trong và ngoài nước ra, vào, di chuyển tại các cảng biển thuộc 2 tỉnh Khánh Hòa, Ninh Thuận, khoảng cách đường bộ khá xa. Sáng kiến trên đã giúp giải quyết công việc dễ dàng, hiệu quả hơn. |
NGUYỄN VŨ
